Per toeval werd mijn aandacht onlangs getrokken naar een discussie tussen een serviceadviseur met de chef werkplaats “of dat ene litertje koelvloeistof nu wel of niet gefactureerd moest worden”. De chef was stellig. “Ja”, zei hij. “Nee”, zei de serviceadviseur, “want dat kost te veel tijd”.

Ook gezien het huidige gemiddelde dealerrendement, is een optimale uitvoering van werkzaamheden en facturatie van levensbelang. Maar hoe wordt er eigenlijk gefactureerd? W&D consultants heeft dit onderzocht en het blijkt dat dealers gemiddeld 8% te weinig factureren. Een slok op een borrel, onnodig en zonde. Wat te doen? 

Meting
Binnen onze factuuranalyse is voornamelijk gekeken of alle mogelijk uit te voeren werkzaamheden worden uitgevoerd en juist worden gefactureerd. Het betreft werkzaamheden die door de klant of door de fabrikant worden opgegeven of die door de dealer zijn geoffreerd ná diagnose.

In onderstaande tabel staan de uitkomsten in drie categorieën samengevat:

A. Wél uitgevoerd, maar (onbewust) niet gefactureerd
B. Wél akkoord van de klant, maar tóch niet uitgevoerd
C. Wél uitgevoerd, maar dan gratis. Het had gefactureerd mogen worden

Bewuste keuze?
Natuurlijk zijn bovenstaande punten te bediscussiëren. U geeft vast wel eens iets weg omwille van commerciële redenen. Of u wilt niet elk ‘kwartje’ factureren. Of het factureren zelf kost meer dan dat het opbrengt. Of… vult u maar in. De vraag is of de keuze bewúst gemaakt wordt en of u op de hoogte bent van het effect op uw bedrijfsresultaat?

Als u hiermee de rekensom maakt scheelt u dit per jaar per fte monteur al gauw € 8.000! Of is dit te mooi om waar te zijn?

Een paar praktijkvoorbeelden:

• Olie verversen: wel gedaan, vergeten te factureren
• Vervangen koelvloeistof: akkoord klant, niet uitgevoerd, niet gefactureerd
• Remmen gangbaar gemaakt: klant weet het niet, het is ‘gratis’ en het valt niet onder de standaardwerkzaamheden
• Kleinmateriaal en milieukosten: verliesgevend factureren

Valkuilen
Deelnemers aan de meting stelden ‘dit gebeurt mij niet’. Maar zeker weten deden ze het niet.

Oorzaken zijn terug te voeren naar vier hoofdpunten: 

1. Een goede voorbereiding is het halve werk
Werkvoorbereiding: elke klus die in de planning staat moet van te voren volledig voorbereid zijn waaronder het raadplegen van de historie en fabrieksspecificaties.

2. Wie schrijft, blijft
Werkorderkwaliteit: sommige werkorders zijn kleine kunststukjes met kleuren, strepen, krassen, stempels, vinkjes en krullen. Niemand weet meer wat wat is, en wat wel en niet mag. Soms wordt er helemaal niet geschreven, of te weinig. Missers liggen op de loer, van elk slechts een paar procent.

3. Vertrouwen is goed
Eindcontrole is beter; er zijn verschillende vormen van eindcontrole. De chef werkplaats speelt hier een rol. Maar elke monteur weet dat door bijvoorbeeld routine of ‘wachters tussendoor’ er risico bestaat van vergeten. Nog steeds is de beste methode om dit risico in te dammen met een checklist. Weet iedereen zeker dat alles gedaan is en dat alles is opgeschreven? 

4. Eind goed, al goed
Facturatiekwaliteit; een facturist die facturen ‘wegwerkt’ van drie weken oud, factureert in de regel gemiddeld minder dan een iemand die bij is. Het onderhanden werk is echter bij veel autobedrijven een heikel punt. Snelheid leidt tot slordigheid. U kunt zelf eens een steekproef nemen.
 
Reduceren van het verspillingspercentage kan het verschil maken tussen zwarte of rode cijfers. Een (eigen) steekproef kost een paar uur en levert ook bij u wellicht een vermogen op. Soms is het dus niet te mooi om waar te zijn. 

Maarten van der Weijden is consultant bij W&D consultants b.v.

Podium is een rubriek van Automotive waarin branchekenners hun visie op de markt kunnen geven. Ook een bijdrage leveren*? Mail dan de redactie.

*Het staat iedereen vrij om een bijdrage in te sturen. De redactie behoudt zich het recht voor om publicaties te weigeren of te redigeren. Inzendingen die puur commercieel van aard zijn worden in deze rubriek niet geplaatst. Maximum woordlengte: 600 woorden.

Per toeval werd mijn aandacht onlangs getrokken naar een discussie tussen een serviceadviseur met de chef werkplaats “of dat ene litertje koelvloeistof nu wel of niet gefactureerd moest worden”. De chef was stellig. “Ja”, zei hij. “Nee”, zei de serviceadviseur, “want dat kost te veel tijd”.

Ook gezien het huidige gemiddelde dealerrendement, is een optimale uitvoering van werkzaamheden en facturatie van levensbelang. Maar hoe wordt er eigenlijk gefactureerd? W&D consultants heeft dit onderzocht en het blijkt dat dealers gemiddeld 8% te weinig factureren. Een slok op een borrel, onnodig en zonde. Wat te doen? 

Meting
Binnen onze factuuranalyse is voornamelijk gekeken of alle mogelijk uit te voeren werkzaamheden worden uitgevoerd en juist worden gefactureerd. Het betreft werkzaamheden die door de klant of door de fabrikant worden opgegeven of die door de dealer zijn geoffreerd ná diagnose.

In onderstaande tabel staan de uitkomsten in drie categorieën samengevat:

A. Wél uitgevoerd, maar (onbewust) niet gefactureerd
B. Wél akkoord van de klant, maar tóch niet uitgevoerd
C. Wél uitgevoerd, maar dan gratis. Het had gefactureerd mogen worden

Bewuste keuze?
Natuurlijk zijn bovenstaande punten te bediscussiëren. U geeft vast wel eens iets weg omwille van commerciële redenen. Of u wilt niet elk ‘kwartje’ factureren. Of het factureren zelf kost meer dan dat het opbrengt. Of… vult u maar in. De vraag is of de keuze bewúst gemaakt wordt en of u op de hoogte bent van het effect op uw bedrijfsresultaat?

Als u hiermee de rekensom maakt scheelt u dit per jaar per fte monteur al gauw € 8.000! Of is dit te mooi om waar te zijn?

Een paar praktijkvoorbeelden:

• Olie verversen: wel gedaan, vergeten te factureren
• Vervangen koelvloeistof: akkoord klant, niet uitgevoerd, niet gefactureerd
• Remmen gangbaar gemaakt: klant weet het niet, het is ‘gratis’ en het valt niet onder de standaardwerkzaamheden
• Kleinmateriaal en milieukosten: verliesgevend factureren

Valkuilen
Deelnemers aan de meting stelden ‘dit gebeurt mij niet’. Maar zeker weten deden ze het niet.

Oorzaken zijn terug te voeren naar vier hoofdpunten: 

1. Een goede voorbereiding is het halve werk
Werkvoorbereiding: elke klus die in de planning staat moet van te voren volledig voorbereid zijn waaronder het raadplegen van de historie en fabrieksspecificaties.

2. Wie schrijft, blijft
Werkorderkwaliteit: sommige werkorders zijn kleine kunststukjes met kleuren, strepen, krassen, stempels, vinkjes en krullen. Niemand weet meer wat wat is, en wat wel en niet mag. Soms wordt er helemaal niet geschreven, of te weinig. Missers liggen op de loer, van elk slechts een paar procent.

3. Vertrouwen is goed
Eindcontrole is beter; er zijn verschillende vormen van eindcontrole. De chef werkplaats speelt hier een rol. Maar elke monteur weet dat door bijvoorbeeld routine of ‘wachters tussendoor’ er risico bestaat van vergeten. Nog steeds is de beste methode om dit risico in te dammen met een checklist. Weet iedereen zeker dat alles gedaan is en dat alles is opgeschreven? 

4. Eind goed, al goed
Facturatiekwaliteit; een facturist die facturen ‘wegwerkt’ van drie weken oud, factureert in de regel gemiddeld minder dan een iemand die bij is. Het onderhanden werk is echter bij veel autobedrijven een heikel punt. Snelheid leidt tot slordigheid. U kunt zelf eens een steekproef nemen.
 
Reduceren van het verspillingspercentage kan het verschil maken tussen zwarte of rode cijfers. Een (eigen) steekproef kost een paar uur en levert ook bij u wellicht een vermogen op. Soms is het dus niet te mooi om waar te zijn. 

Maarten van der Weijden is consultant bij W&D consultants b.v.

Podium is een rubriek van Automotive waarin branchekenners hun visie op de markt kunnen geven. Ook een bijdrage leveren*? Mail dan de redactie.

*Het staat iedereen vrij om een bijdrage in te sturen. De redactie behoudt zich het recht voor om publicaties te weigeren of te redigeren. Inzendingen die puur commercieel van aard zijn worden in deze rubriek niet geplaatst. Maximum woordlengte: 600 woorden.