Auto-onderhoud laat zich lastig voorspellen
De Nederlandse garagist is verwend met onderdelenleveringen tot soms wel tien keer per dag, vrijwel geen enkele universeel heeft meer een eigen onderdelenmagazijn. Continu op en neer rijdende onderdelenbezorgers hebben echter ook hun prijs. Wordt het geen tijd dat monteurs leren plannen? “We zijn misschien wat doorgeslagen met bezorgservice, maar anderzijds wordt 60 procent van de gebreken aan een auto pas geconstateerd als hij op de brug staat”, weet Fource-directeur Johan van der Hoeven. “De onderdelen die voorgeschreven zijn voor een beurt kun je natuurlijk prima een dag van tevoren laten komen, maar kale banden en een verroeste handremkabel zie je pas als de auto binnen staat. Met een hogere efficiency zou je prima met drie tot vier keer per dag toe moeten kunnen, maar nu wordt er soms tot vier keer op en neer gereden voor één auto. Dat is frustrerend voor een grossier, zeker wanneer een onderdeel bij wijze van spreken met loeiende sirenes en zwaailichten wordt gebracht en de doos er de volgende dag nog onaangeraakt staat.”
‘60 procent van de werkzaamheden laat zich niet plannen.’
In welke mate een autobedrijf vooruit plant zegt ook veel over de professionaliteit van het bedrijf zelf. Er is immers een groot aantal hulpmiddelen die ingezet kunnen worden om efficiënter met onderdelenleveringen en de werkplaatsbezetting om te gaan. Zo heeft een softwarepakket als Carsys sinds kort een datamodule van Haynes Pro waarmee van ieder voertuig in het Nederlandse wagenpark op basis van de gegevens van de autofabrikant kan vertellen bij welke kilometerstand welke onderdelen vervangen moeten worden en hoeveel tijd daar voor staat. Dat maakt het vooraf inschatten van de doorlooptijd en de benodigde onderdelen al een stuk makkelijker. Vanwege de koppelingen met de bestelsystemen van de meeste grote grossiers kunnen de bijpassende onderdelen meteen worden besteld en kan het bezorgtijdstip worden ingepland. Prima voor de reguliere beurten. Maar hoe zit het met de overige 60 procent van de gebreken die op de brug tevoorschijn komen?
Waterdichte voorspelling
Volgens Nico Houben, directeur van Carsys-leverancier Car-Systems, ontkomen grossiers er niet aan om meerdere keren per dag te bezorgen, maar kan het aantal routes zeker worden beperkt. Een waterdichte voorspelling voor de benodigde onderdelen is volgens Houben onmogelijk. “Er zijn al veel mensen en partijen die zich gewaagd hebben aan een database van veel voorkomende defecten en slijtage op basis van model, kilometrage en leeftijd. Wij zijn er zelf ook geruime tijd mee bezig geweest. Maar het is te lastig om een betrouwbare database samen te stellen. Om te beginnen staan garagisten data van de auto’s die bij hen in onderhoud zijn liever niet af.” De data waar Houben op doelt zijn informatie over welke onderdelen bij welke kilometerstand en datum vervangen zijn. “Daarnaast is dit soort informatie alleen bruikbaar als iedereen die op een uniforme manier vastlegt. Verder zijn er zoveel verschillende modellen en uitvoeringen op de weg dat de kans dat er gelijkenissen zijn erg klein is binnen de database van één autobedrijf. Tussen twee voertuigen van hetzelfde merk, model, type, motorvariant en hetzelfde bouwjaar kunnen verschillende varianten van hetzelfde onderdeel zitten. Zelfs als de uitvoering exact hetzelfde is.”
In het pakket van Car-systems is het wel mogelijk om van iedere auto historisch vast te leggen wat er exact gemonteerd is en deze informatie geautomatiseerd te gebruiken tijdens het bestellen van onderdelen, immers een remblokkenset die nu past zal dat ook doen bij een volgende onderhoudsbeurt of reparatie.
5 planningstips van deskundigen
- Doe een voordiagnose;
- Maak optimaal gebruik van garagesoftware en OE-servicedata;
- Leg uitgevoerde werkzaamheden en versleutelde onderdelen per auto goed vast;
- Bestel de onderdelen voor een servicebeurt minimaal een dag vantevoren;
- Communiceer duidelijk met de grossier over spoedbestellingen.
Voordiagnose
Niels van Herpen, directeur van universeel autobedrijf Autopunt van Herpen in Berlicum, heeft in de afgelopen jaren zijn onderdelenvoorraad afgebouwd naar nul. “Zelfs een oliefilter hebben we niet. De korting die op grote aantallen wordt gegeven valt in het niet vergeleken met de kosten die je maakt aan het bijhouden van een magazijn en het ruimen van incourante delen. Er zijn te veel verschillende varianten van de meeste onderdelen.” In goed overleg met grossier Staadegaard worden onderdelenbestellingen bij Autopunt van Herpen zo ver mogelijk vooruit gepland. “Bij auto’s voor de verkoop doen we sowieso een voordiagnose en zorgt de monteur ervoor dat alles wat er voor zo’n auto nodig is minimaal een dag van tevoren in zijn bak ligt. Bij een auto van een klant die binnenkomt ligt het natuurlijk anders. De voorgeschreven onderdelen voor een beurt bestellen we vooruit, voor de rest checken we de onderhoudshistorie om te zien wat er in het verleden al vervangen is, wanneer dat gebeurd is en bij welke kilometerstand. Verder proberen we tijdens de aanvraag bij de klant zo veel mogelijk informatie te verzamelen over het aantal kilometers dat er per jaar wordt afgelegd, hoe de auto gebruikt wordt en meer informatie over de onderhoudshistorie die niet bij ons bekend is. Op die manier kunnen we een inschatting maken van de onderdelen die we nodig hebben. Wat we vervolgens op de dag zelf tegenkomen, wordt besteld voor de eerstvolgende route.”
Vervolgafspraak
Volgens Van Herpen komen zijn monteurs veel achterstallig onderhoud tegen en de onderdelen om dit bij te werken moeten meestal nabezorgd worden. Versleten ophangingsdelen of draagarmrubbers zijn ook lastig vooraf in te plannen, maar komen wel steeds vaker voor. Toch is het volgens Van Herpen niet zo zeer het wachten op onderdelen dat voor stagnatie zorgt. “Discussie over de noodzaak van een reparatie of de tijd die er over heen gaat voordat we toestemming van de eigenaar hebben, kosten meer tijd. De onderdelen die nodig zijn kunnen daardoor dus ook pas later besteld worden.”
Naast later aangetroffen gebreken zorgen dit soort vertragingen ervoor dat Autopunt van Herpen in 10 procent van de gevallen een vervolgafspraak inplant. In dat geval zijn de noodzakelijke en veiligheidgerelateerde werkzaamheden op de dag zelf uitgevoerd en volgt de rest later. In plaats van veel energie te steken in het voorspellen van meerwerk is er volgens Houben bij veel autobedrijven nog winst te halen bij enkel de beurten en veel voorkomende reparaties. “Ik weet uit ervaring dat er veel autobedrijven zijn die speciaal om half acht beginnen om de onderdelen voor de die dag ingeplande auto’s te bestellen. Deze worden dan met de eerste route bezorgd.” Door gebruik te maken van OE-gebaseerde data via partijen als Haynes Pro, Tec RMI of Autodata kunnen de onderdelen de dag ervoor worden besteld en afgeleverd met de laatste route. “Wanneer een monteur, voordat hij aan de beurt begint waar hij de spullen al voor heeft liggen, eerst de hele auto naloopt en de onderdelen bestelt die nodig zijn voor wat hij aantreft, dan zijn ook die onderdelen in huis tegen de tijd dat hij klaar is met de beurt.” Kortom: door op deze manier te werken zou in principe de eerste bezorgroute kunnen vervallen en rijdt de grossier zijn laatste ronde met een vollere bus.
