‘Een enorme besparing in tijd en ruis’

Dealerbedrijf Mengelers investeert fors in IT-oplossingen

Malak Bachri Malak Bachri
Brian Italiaander (links) en Ron Geurts: IT ontzorgt ons zoals wij onze klant ontzorgen. (Bron: Mengelers Groep)

Mengelers Automotive Limburg is dealer van Toyota, Suzuki en Lexus in de provincie Limburg. Ze hebben vestigingen in Landgraaf, Maastricht, Sittard, Roermond en Venlo. Bij het bedrijf werken ongeveer 150 mensen. Als eerste Toyota-dealer van Nederland is Mengelers Automotive Limburg in meer dan vijftig jaar uitgegroeid tot een vertrouwd adres op het gebied van kwalitatieve en duurzame mobiliteit. Het familiebedrijf onderhoudt een optimale relatie met klanten.Vanaf het aantreden van de nieuwe ceo bij Mengelers, Brian Italiaander, heeft het bedrijf vol ingezet op uitbreiding. Italiaander is nog maar kort actief in de autobranche. Hij heeft een achtergrond in de IT en is sinds eind 2019 eigenaar van het bedrijf. In coronatijd werden enkele dealerfilialen en schadeherstelbedrijven overgenomen. Bovendien breidde het bedrijf per 1 mei 2022 verder uit met Suzuki Maastricht. “Om die groei te kunnen faciliteren en onze operatie efficiënt aan te kunnen sturen, is een goede automatisering noodzakelijk”, legt Italiaander uit. Hij zag al snel in dat de automatisering van HR en Financieel ontoereikend waren voor zijn groeistrategie. Het Dealer Management Systeem CarIT was dat wel. “Ik werk er al meer dan tien jaar dagelijks naar volle tevredenheid mee”, zegt operationeel directeur Ron Geurts.

Ik zie AFAS als het hybride systeem dat bijspringt als het nodig is

Italiaander zag meteen de potentie van integratie van Financieel en HR in één pakket. En dat dan weer gekoppeld aan CarIT én de business intelligence oplossing van AFAS-partner Forque. “Ik ben redelijk innovatief ingesteld”, zegt Italiaander ter verklaring. “Ik heb twintig jaar bij allerlei bedrijven in de keuken gekeken. Met die ervaring heb ik zelfstandig de keus voor de combinatie van AFAS, Audev en Forque gemaakt. Daarmee loopt ons bedrijf duidelijk voor op andere dealers en importeurs.”

 

it oplossing favori afas 2022

Voorspoedige implementatie

Mengelers stapte per 1 januari over op AFAS. In het overgangstraject dat daaraan voorafging was er intensief contact met Forque, de AFAS-partner die de implementatie verzorgde. “Dat is uitermate goed en gestructureerd verlopen”, blikt Italiaander terug. Volgens Geurts zijn er nog wel wat dingen te doen. “Na drie maanden kun je ook niet verwachten dat alles meteen vlekkeloos loopt. Maar ik heb er vertrouwen in dat dit binnen afzienbare tijd goed komt.”

Volgens Italiaander biedt de software van AFAS zijn bedrijf inzicht en overzicht. “Alles wordt gedigitaliseerd en daardoor missen we niets meer. Alle contracten zitten in het systeem en dankzij de reminders weten we precies wanneer contracten aflopen. Maar we weten ook wanneer een medewerker jarig is. Wij vinden het belangrijk om als directie altijd persoonlijk onze felicitaties over te brengen.”

Nu HR en Financieel up and running zijn, gaat Mengelers in de volgende fase aan de slag met Power BI. In de oude situatie werkte het dealerbedrijf met een pakket dat weliswaar stuurinformatie bood, maar niet real-time. “Zo krijgen we bijvoorbeeld een actueel inzicht in verkochte uren. We werken met een provisiesysteem in de aftersales en daarvoor is het belangrijk dat medewerkers weten hoe ver ze van hun target af zitten. Hetzelfde geldt voor onderdelen. Nu zit ik nog aan het einde van het kwartaal met mijn rekenmachine uit te rekenen hoeveel procent we van de doelstelling zitten. Straks zit dat mooi in het systeem en weten we voortdurend waar we aan toe zijn” legt Geurts uit.

Voorspellende modellen

Ook Italiaander heeft hoge verwachtingen van het werken met business intelligence. “Het mooie van Power BI van Forque is dat het een open en universeel systeem is met heel veel plug-ins. Je kunt allerlei extra data gaan combineren. Je kunt bijvoorbeeld een koppeling maken met het historische weerbeeld en daaruit afleiden welke invloed dat heeft gehad op de verkoopresultaten. En een koppeling met de weersvoorspelling levert vervolgens weer informatie op over de minimaal benodigde toekomstige personeelsbezetting in de werkplaats of op de verkoopafdeling. Het systeem heeft ontzettend veel potentie.” Klinkt dat niet bijna als Artificial Intelligence? Italiaander: “Dat is mijn strategische gedachtengoed voor de komende vijf jaar. Voorspellende modellen gaan ons helpen om de huidige positie te behouden en uit te bouwen.”

Alles in één portal Geurts vertelt: “Bij de controle van facturen heb ik ook zicht op verlofaanvragen en ziekmeldingen. “Voorheen zag ik in tijden van grote drukte wel eens iets over het hoofd. Dat gebeurt me nu echt niet meer. Bovendien is inloggen in het systeem heel eenvoudig. Met behulp van de Pocket App op je telefoon zit je er meteen in.”
Geurts constateert: “Wij ontzorgen onze klanten, zoals AFAS, Audev en Forque ons ontzorgen.” Het zijn drie volwassen partijen, zegt Italiaander. Desgevraagd zijn Geurts en Italiaander het er snel over eens dat CarIT de motor van de gekozen automatiseringsoplossing is. Logischerwijs fungeert Power BI van Forque als het dashboard. En AFAS dan? “Ik zie AFAS als de aandrijflijn”, zegt Italiaander, “Het hybride systeem dat bijspringt als het nodig is. Het zijn afzonderlijke systemen die krachtiger worden doordat ze met elkaar samenwerken.”